آئین نامه روابط عمومی فدراسیون کاراته

 
وظایف روابط عمومی

فدراسیون کاراته جمهوری اسلامی ایران

فروردین 1389


مقدمه

منظور از نظامنامه توسعه روابط عمومی ورزشی مجموعه ای شامل اهداف کلی ، اختصاصی و پروژ ه های عملیاتی مربوط به فرایند توسعه روابط عمومی کشور است

این نظامنامه بر اساس مطالعات انجام شده ومکتوب در حوزه روابط عمومی و در پی برگزاری نشستهای تخصصی با اهالی این علم در دبیرخانه شورای راهبردی سازمان تربیت بدنی و با نگاه جدی به آیین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دستگاههای اجرایی مصوب 23/6/88 هیات وزیران تدوین شده است .

هدف از تدوین این نظامنامه ، ایجاد نظامی هماهنگ وهمسو در استراتژی، برنامه ها وعملیات روابط عمومی فدراسیونهای ورزشی است ، لذا پس از تدوین نسخه ابتدایی با ادامه روند برگزاری جلسات شورای راهبردی بر حسب نیاز در دوره های زمانی مختلف به بازنگری، اصلاح یا تکمیل آن اقدام خواهد شد . 

این نظامنامه تلاش دارد تا مجموعه ای ساده و قابل درک برای کلیه سطوح اجرایی روابط عمومی ورزشی در کشور را فراهم کند تا بدانند با چه اهداف وعملیاتی می توانند اقدام نمایند.

مواد مهم " آیین نامه نحوه فعالیت ، وظایف و اختیارات روابط عمومی فدراسیون کاراته "

ماده 1:

اهم فعالیتهای روابط عمومی هر وزارتخانه یا سازمان ، اجرای سیاستهای اطلاع رسانی دولت، همکاری با رسانه های جمعی جهت انعکاس مناسب عملکرد بخشهای مختلف، پاسخگویی به ابهام واطلاع رسانی در خصوص آن دستگاه، تهیه واجرای طرحهای تبلیغاتی سازمان، اجرای مناسب مراسم ومناسبتها، ایجاد حسن روابط بین کارکنان و مسئولان آن دستگاه از طریق برگزاری جلسات داخلی، نظارت بر انتشارات و نشریات دستگاه، مدیریت پایگاه اطلاع رسانی والکترونیک دستگاه افکار سنجی عمومی ودستگاهی است .

ماده 2:

مدیر روابط عمومی فدراسیون کاراته در سطح ستادی از سوی عالی ترین مقام دستگاه و از میان افراد دارای خلاقیت، تحرک وآگاهی سیاسی – اجتماعی و رسانه ای ودر حد امکان مرتبط با رشته روابط عمومی و باهماهنگی سخنگو و در سازمانها وادارات زیر مجموعه هر دستگاه با هماهنگی مدیر روابط عمومی دستگاه مربوط انتخاب خواهد شد و به صورت مستقیم زیر نظر مقام منصوب کننده فعالیت می کند .

ماده 3:

به استثنای مقامات موضوع تبصره (2) ماده (1) قانون نظام هماهنگ پرداخت کارکنان مصوب دولت 1370 و همطرازان آنها، انجام هر گونه مصاحبه توسط مسئولین و کارکنان دستگاه و انتشار هر گونه خبر باید از طریق روابط عمومی دستگاه و با رعایت سیاستهای کلی اطلاع رسانی دولت صورت پذیرد .

فدراسیون کاراته موظف است حداقل دو در هزار بودجه جاری ستادی واستانی خود را به تفکیک برای فعالیتهای روابط عمومی و اطلاع رسانی در نظر گیرد و هنگام مبادله موافقت نامه با سازمان مدیریت و
برنامه ریزی کشور یا استان آن را به عنوان هزینه های ضروری دستگاه منظور کنند و در اختیار روابط عمومی قرار دهند .

تعریف مفاهیم کلیدی :

- روابط عمومی ورزشی

یک وظیفه مدیریتی مبتنی بر ارتباطات که به تعیین مخاطب کلیدی سازمان ورزشی، ارزیابی روابط با مخاطب و تقویت مطلوب بین سازمان ورزشی و مخاطب می پردازد .

- سازمان ورزشی

هر گونه مجموعه دولتی و غیر دولتی فعال در حوزه ورزش از جمله سازمان تربیت بدنی، ادارات کل، کمیته ملی المپیک، فدراسیونهای ورزشی، باشگاهها و ...

- خوشنامی

خوشنامی شامل تصویری است که در نتیجه روابط انسانی واجتماعی از سازمان در اذهان گروههای خاص و عام شکل می گیرد ، خوشنامی سرمایه ای غیر ملموس است که در اختیار هر سازمانی قرار می گیرد .

- رسانه گروهی

رسانه های گروهی شامل رسانه هایی هستند که اخبار وگزارشهای رویدادهای روز را به اطلاع عموم می رسانند. رسانه های گروهی به 3 دسته تقسیم می شوند :

1) رسانه های مکتوب (روزنامه ، مجله و..)

2) رسانه های الکترونیک (رادیو ، تلوزیون)

3) رسانه های نوین ( اینتر نت وموبایل)

- بحران رسانه ای

شامل مجموعه ای از اخبار و گزارشهاست که در رسانه های منعکس می شود و باعث کم شدن یا از بین رفتن خوشنامی سازمان و بی اعتباری تصمیمات مدیران آن می شود .

- مدیریت راهبردی

مجموعه ای از تصمیمات و فعالیتها برای تنظیم طرحهایی به منظور دستیابی به اهداف فدراسیون است .

- ارزیابی ارتباطی

پیوسته یک راهبرد کلیدی در فعالیت روابط عمومی است که برای اطمینان از اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب صورت می گیرد .

- واحد سمعی و بصری

جمع آوری کلیه اسناد صوتی ، تصویری(فیلم وعکس) در حیطه وظایف این واحد است .



- واحد تحلیل محتوا

واحدی در مجموعه روابط عمومی که شاخص کیفی رسانه های گروهی ورزشی در انعکاس ورزش را کمی می نماید .

- واحد افکار سنجی

واحدی در مجموعه روابط عمومی که به گردآوری نظرات افراد درون سازمانی و برون سازمانی در رابطه با موضوعات مختلف می پردازد .

- واحد آمار واطلاعات

واحدی در مجموعه روابط عمومی که به جمع آوری وسازماندهی اطلاعات وتهیه بانک اطلاعاتی
می پردازد .





هدف اصلی : افرایش خوشنامی سازمان ورزشی

بر اساس هدف اصلی ، اهداف اختصاصی تعریف می شود و بر مبنای آن پروژه های عملیاتی ارائه می شود . که برخی از آنان می توانند جنبه عمومی و برخی جنبه خاص دستگاهی و فدراسیونی داشته باشد . لذا مدیریت روابط عمومی فدراسیون کاراته می تواند با اتکا به این نظامنامه در گام نخست نسبت به اصلاح و یا تکمیل حوزه مدیریت خود عمل کنند و در گام بعدی نسبت به تعیین اهداف اختصاصی وپروژه های عملیاتی خود اقدام نمایند.

بدیهی است هر یک از شیو ه های عمل یا دستور العمل های اجرایی در رابطه با برنامه های فدراسیون در ادامه این نظامنامه اضافه خواهد شد و هر ساله در اختیار تمامی هیاتهای کاراته استانها قرار می گیرد تا ضمن هم افزایی و پرهیز از موازی کاری، با الگویی مناسب و هماهنگ ، اقدام جدی در راستای توسعه روابط عمومی ورزشی برداشته شود .

اهداف اختصاصی :

1) آگاهی وشناخت روابط عمومی ورزشی

2) بهبود ارتباط با رسانه های گروهی

3) بهبود افکار سنجی فدراسیون

4) شناسایی،تامین ، آموزش و نگهداشت نیروی انسانی متخصص روابط عمومی

5) بهبود مدیریت بحرانها

6) بهبود ارتباط کارکنان درون فدراسیونی

7) آموزش، تحقیق ومطالعه مستمر در راستای تقویت بنیه علمی روابط عمومی

8) بهبود ارتباط با خیرین

9) بهبود ارتباط با مشتریان

10) بهبود ارتباط با حامیان مالی

11) بهبود رسانه های درون فدراسیونی

12) ایجاد نظام نظارت وارزیابی مستمر

13) معرفی فدراسیون







پروژهای عملیاتی مرتبط با اهداف اختصاصی



الف- آگاهی وشناخت روابط عمومی ورزشی

1) تدوین یا ترجمه کتب مربوط به روابط عمومی

2) برگزاری کارگاه آموزشی آشنایی با روابط عمومی ورزشی

3) تهیه وارائه گزارش نتایج فعالیتهای روابط عمومی

4) برگزاری کارگاه آشنایی با نقش روابط عمومی برای اقشار مختلف

ب- بهبود ارتباط با رسانه های گروهی

1) تهیه بانک اطلاعات مربوط به فعالان رسانه ای در حوزه خبر فدراسیون

2) برگزاری جلسات تعاملی با رسانه ها به منظور تصمیم گیری مشترک با توجه به نیاز طرفین

3) تشکیل تیم خبری برای رویدادهای خاص

4) برگزاری کنفرانس خبری با افراد مشهور وخبرساز فدراسیون

5) پیش بینی وتدارک امکانات لازم برای رسانه ها به منظور پوشش رویدادها

6) ارائه واجرای طرح سازماندهی محل استقرار خبرنگاران در اماکن ورزشی

7) ارائه طرح و اجرای سازماندهی محل استقرار تصویر برداران و گزارشگران تلویزیونی در اماکن ورزشی

8) ارائه واجرای طرح سازماندهی محل استقرار عکاسان در اماکن ورزشی

9) فراهم کردن بستر راه اندازی سایت رسمی فدراسیون

10) فراهم کردن بستر استفاده کردن از امکانات دیجیتال و وب کنفرانس درفدراسیون

11) سازماندهی امکانات و تجهیز واحد روابط عمومی به امکانات روز

پ – شناسایی ، تامین ، آموزش و نگهداشت نیروی انسانی متخصص روابط عمومی

1) تهیه بانک اطلاعاتی نیرهای انسانی متخصص در حوزه روابط عمومی ورزشی

2) شناسایی و معرفی افراد شاخص در حوزه روابط عمومی

3) شناسایی وآموزش نیروهای علاقمند به حوزه روابط عمومی ورزشی

4) ایجاد تشکیلات داوطلبین روابط عمومی برای رویدادهای ورزشی

5) اعزام نیروهای مستعد به مراکز علمی برای دانش افزایی

بهبود مدیریت بحرانها

1) تهیه بانک اطلاعاتی از تهدید ها ، فرصت ها وچالش های فدراسیون

2) تعیین خط مشی فدراسیون در زمان بحران

3) پیش بینی بحران و ارائه راهکار برون رفت از آن

چ – معرفی سازمان

1) تهیه بانک اطلاعات از سازمانها و نهادهای مرتبط با فدراسیون

2) برگزاری جلسات کاری برای مسئولین فدراسیون با همتایان

3) برگزاری همایشهای معرفی فدراسیون

4) تهیه فیلم و انیمیشن در رابطه با فعالیتهای فدراسیون

5) تهیه بولتن و بروشور معرفی و عملکرد فدراسیون

6) تهیه پوستر برای آشنایی با ماموریتهای فدراسیون

7) معرفی فدراسیون در سایت رسمی

8) تهیه تیزر تلوزیونی برای معرفی فدراسیون

9) تهیه زیر نویس معرفی فدراسیون جهت پخش در تلویزیون

10) فراهم ساختن زمینه حضور مسئولان فدراسیون برای سخنرانی و ارائه عملکرد در برنامه های تلویزیونی

11) تهیه کتابچه تبلیغاتی معرفی فدراسیون

12) فراهم ساختن زمینه حضور مسئولان فدراسیون برای ارائه عملکرد در رسانه های مکتوب

13) ترغیب مدیران به رعایت استراتژی رسانه ای فدراسیون

ح- بهبود ارتباط کارکنان درون فدراسیونی

1) برگزاری کارگاه توسعه روابط انسانی برای کارکنان

2) تهیه جزوه و بروشورهای آموزش شیوه های موثر روابط انسانی در فدراسیون


خ- آموزش، تحقیق ومطالعه مستمر در راستای تقویت بنیه علمی روابط عمومی

1) تهیه بانک اطلاعاتی از نیازهای آموزش فدراسیون

2) برگزاری کارگاه آموزشی آشنایی با فعالیت های تخصصی فدراسیون

3) تدوین وچاپ جزوه های آموزشی

4) تدوین وچاپ کتاب عکس فعالیتهای ورزشکاران

5) تهیه بانک اطلاعاتی از پژوهشهای مورد نیازفدراسیون

د – ایجاد نظام نظارت و ارزیابی مستمر

1) تهیه بانک اطلاعاتی از ارزیابی های موجود در فدراسیون

2) نیاز سنجی ارزیابی در حوزه های مختلف

3) تدوین چک لیست ارزیابی های دوره ای

4) انجام ارزیابی دوره ای از عملکرد رسانه ای فدراسیون

5) انجام ارزیابی دوره ای از فعالیت مدیریتی فدراسیون

6) ساماندهی بخش نظر سنجی و سنجش افکار فدراسیون

7) انجام نظر سنجی دوره ای در رابطه با فعالیت فدراسیون

8) انجام نظر سنجی رسانه ای درباره فعالیتهای روابط عمومی

9) انجام نظر سنجی درون فدراسیونی درباره رفاه و...

10) انجام نظر سنجی از ورزشکاران ، مربیان و داوران

11) تحلیل محتوای مطبوعات

12) تحلیل محتوای روزنامه های ورزشی

13) تحلیل محتوای سایتهای ورزشی

14) تحلیل محتوای برنامه های ورزشی

ذ – بهبود ارتباط با خیرین

1) تهیه بانک اطلاعات خیرین فعال در حوزه ورزش

2) برگزاری همایشهای معرفی عملکرد خیرین


ر- بهبود ارتباط با حامیان مالی

1) تهیه بانک اطلاعات حامیان مالی در ورزش

2) برگزاری جلسات رسانه ای برای معرفی حامیان مالی فدراسیون

3) برگزاری همایشهای مرتبط

4) فراهم آوردن فرصت حضور حامی مالی در فعالیتهای فدراسیون

ز- بهبود ارتباط با مشتریان

1) ساماندهی دفتر شکایات وپیشنهادات

2) اجرای طرح تکریم ارباب رجوع

س- بهبود رسانه های درون سازمانی

1) راه اندازی سایت فدراسیون

2) راه اندازی پایگاه خبری فدراسیون

3) تهیه بانک اطلاعات رسانه های فدراسیون

4) تهیه و چاپ بولتن های خبری

5) تهیه و چاپ گزارش عملکرد فدراسیون

6) تهیه و چاپ کتب مرتبط با حوزه فعالیت فدراسیون